Cyfrowy Kongres Sukcesji miał pomóc instytucjom kultury przygotować się do zmiany pokoleniowej i zachować wiedzę osób, które przez lata nimi zarządzały. Pięciodniowe wydarzenie powstało w Bydgoszczy, w nowym kampusie Akademii Muzycznej, a jego realizacja została zauważona przez międzynarodowy magazyn branżowy „Inavate EMEA”. Zdjęcie z kongresu autorstwa Marty Weroniki Pawłowskiej zajęło niemal całą okładkę wydania. O kulisach projektu, technologii wykorzystywanej dotąd przede wszystkim przez największe stacje telewizyjne, potencjale Bydgoszczy i wiedzy, która nie powinna znikać wraz z odejściem pracownika, rozmawiamy z Marcinem Andrzejewskim, twórcą marki relacje.video.
Zacznijmy od przedstawienia Ciebie i relacje.video. Czym się zajmujecie?
Nazywam się Marcin Andrzejewski, jestem twórcą i pomysłodawcą marki relacje.video. Pod tą nazwą, która sama w sobie może jeszcze niewiele mówić, kryją się telewizyjne relacje wideo z wydarzeń biznesowych, kulturalnych i naukowych.
Wasza realizacja trafiła na okładkę i do artykułu w „Inavate EMEA”. Pamiętasz moment, w którym dowiedziałeś się, że bydgoski projekt został pokazany w międzynarodowym magazynie?
Pamiętam go dokładnie, ponieważ czekałem na tę informację. Wiedzieliśmy, że nasza realizacja zostanie opisana. To bardzo specjalistyczna publikacja, dlatego wszystkie niuanse techniczne były istotne. Rozmowy z dziennikarzem z Anglii trwały kilka tygodni, więc mieliśmy świadomość, że artykuł powstaje. Wszystko przebiegało świetnie poza jednym szczegółem. Nie otrzymaliśmy końcowej informacji, że materiał jest już gotowy. Zżerała mnie ciekawość. Nie wiedzieliśmy, jak artykuł będzie wyglądał ani jaką rangę otrzyma. Mogła to być krótka notka albo większa publikacja. Bardzo cenię niezależność dziennikarską, dlatego nie wchodziliśmy w proces twórczy ani decyzyjny redakcji. W końcu postanowiłem sam sprawdzić najnowsze wydanie magazynu. To był typowy moment, w którym szczęka opada na podłogę. Otwierasz stronę i widzisz okładkę, której około 90 procent zajmuje zdjęcie z twojego wydarzenia. Pierwsza reakcja była bardzo prosta: „Wow!”.
Co sprawiło, że redakcja zainteresowała się właśnie Cyfrowym Kongresem Sukcesji?
Zainteresowanie pojawiło się na dwóch płaszczyznach. Pierwszą była warstwa merytoryczna, czyli temat kongresu, powody jego powstania i fakt, że odpowiadaliśmy za projekt od początku do końca. Zaczęliśmy od pomysłu, następnie znaleźliśmy finansowanie, przygotowaliśmy wydarzenie i przeprowadziliśmy jego pełną realizację. Całość została przez nas stworzona i skoordynowana. Redakcja „Inavate EMEA” zazwyczaj opisuje wdrożenia firm technicznych, które przyjeżdżają na przygotowany wcześniej event. Ktoś inny tworzy koncepcję i program, a wykonawca odpowiada wyłącznie za technologię. U nas proces wyglądał inaczej, ponieważ byliśmy zaangażowani w każdy jego etap. Drugą płaszczyzną była wykorzystana technologia, czyli standard SMPTE 2110, rozwiązanie naszego partnera technologicznego Blackmagic Design. W dużym uproszczeniu nazywam to technologią jednego kabla. Pozwala ona cyfrowo przesyłać obraz, dźwięk i inne sygnały za pomocą jednego przewodu sieciowego. Połączenie ważnego tematu, kompleksowego podejścia do organizacji, skali wydarzenia i jego konstrukcji technicznej prawdopodobnie zdecydowało o tym, że znaleźliśmy się nie tylko wewnątrz magazynu, ale również na jego okładce.
Kongres nie był zleceniem otrzymanym od klienta. Sami zauważyliście problem i stworzyliście całą koncepcję. Skąd wziął się ten pomysł?
Z życia. Takie pomysły są najlepsze, ponieważ wynikają z wielokrotnego zetknięcia się z tym samym problemem. Dużo pracuję w sektorze kultury, który ma swoją specyfikę. W ostatnich latach bardzo często spotykałem się z podobną sytuacją. Relacje zbudowane z instytucją albo konkretnym pionem decyzyjnym nagle były przerywane, ponieważ zarządzający nim menedżer kultury czy dyrektor odchodził na emeryturę. Wchodzimy właśnie w okres, w którym wiele osób zajmujących ważne stanowiska w instytucjach kultury jeszcze od czasu transformacji ustrojowej przechodzi na zasłużoną emeryturę. Jest to naturalny proces, ale wiąże się z problemem przekazywania informacji, odpowiedzialności, procedur i całej wiedzy, która nigdy nie została spisana. W każdej branży wiele rzeczy przechowujemy wyłącznie w głowie. Przez lata tworzymy własne metody i sposoby rozwiązywania codziennych problemów. Kiedy osoba posiadająca tę wiedzę odchodzi, w organizacji pojawia się pustka. Nagle trzeba ponownie mierzyć się z wyzwaniami, które przez wiele lat nie były odczuwalne, bo ktoś po prostu wiedział, co należy zrobić. Stąd nasze zainteresowanie sukcesją. Chcieliśmy zastanowić się, jak ułatwić przejście przez trwającą wymianę pokoleniową zarówno instytucjom kultury, jak i firmom, które z nimi współpracują.
Dlaczego Cyfrowy Kongres Sukcesji powstał właśnie w Bydgoszczy i w nowym kampusie Akademii Muzycznej?
Miało być godnie. Miejsce musiało odpowiadać złożoności i znaczeniu tego ogólnopolskiego tematu. Jestem świeżym bydgoszczaninem. Prywatnie i zawodowo przeprowadziłem się tutaj na stałe dwa lub trzy lata temu. Płacę w Bydgoszczy podatki, więc jestem związany z tym miastem sercem, fizycznie i portfelem. Chciałem wykorzystać możliwości, jakie daje Bydgoszcz i nowy kampus Akademii Muzycznej. Mieliśmy szczęście pracować medialnie przy otwarciu tego obiektu, dlatego jest mi on szczególnie bliski. To cudowna przestrzeń, którą chciałem się pochwalić. Nie miałem oczywiście nic wspólnego z jej budową, ale jako bydgoszczanin czuję dumę, że ten budynek wygląda i funkcjonuje właśnie w taki sposób. Bydgoszcz ma również ogromny potencjał kulturalny. Chciałem pokazać lokalną scenę ekspertom, których zaprosiliśmy z całej Polski. Kongres odbywał się całkowicie online, bez publiczności. Wszystkie 14 paneli transmitowaliśmy przez internet i do dzisiaj można oglądać je bezpłatnie. Jedynymi osobami, które mogły wejść na backstage, obserwować pracę i nawiązywać relacje z ekspertami, byli przedstawiciele bydgoskich instytucji kultury. Wysłaliśmy im oficjalne zaproszenia i wielu z nich skorzystało z możliwości prowadzenia mniej formalnych rozmów z naszymi gośćmi. Starałem się wprowadzić do tego kongresu jak najwięcej Bydgoszczy. Mieszkam tutaj i chcę czuć się dobrze. Im lepiej działa lokalny sektor kultury, tym lepiej czuję się również ja.
Jak eksperci z całej Polski reagowali na miasto, Akademię Muzyczną i warunki, które udało się stworzyć?
Staraliśmy się, aby eksperci przyjeżdżali przynajmniej dzień wcześniej i zostawali z nami również po zakończeniu swoich paneli. Każdy uczestniczył w trzech rozmowach w ciągu jednego dnia, a cały kongres trwał pięć dni. Zapewniliśmy gościom noclegi w Hotelu Pod Orłem, jednym z najbardziej historycznych bydgoskich obiektów tego typu. Jeśli pozwalał na to czas, pokazywaliśmy im również miasto od strony innej niż typowo turystyczna czy zawodowa. Na osobach spoza Bydgoszczy wrażenie robią zwykle te same miejsca: Młyny Rothera, Wyspa Młyńska, okolice Brdy na Starym Mieście, nowy kampus Akademii Muzycznej oraz wszystko, co znajduje się pomiędzy nim a Starówką, czyli Dzielnica Muzyczna, Park Kochanowskiego i Filharmonia Pomorska. Nasi goście mogli przemieszczać się po mieście właśnie przez jego najpiękniejsze części. Byli zachwyceni. Bardzo docenili również możliwość spotkania z przedstawicielami bydgoskiej kultury. Wiem, że po kongresie nawiązało się kilka współprac pomiędzy lokalnymi instytucjami a ekspertami z innych części Polski. Przygotowaliśmy na nich jeszcze małą pułapkę. Po zakończeniu pracy każdy otrzymał prezent, który miał zachęcić go do ponownego przyjazdu do Bydgoszczy. Był nim przewodnik autorstwa Piotra Kikty, prowadzącego lokalną księgarnię „Toniebajka”. To książka szczególnie mi bliska, ponieważ została napisana z perspektywy osoby, która podobnie jak ja nie jest bydgoszczaninem od urodzenia. Podczas pracy nad projektem okazało się również, że Piotr jest absolwentem Akademii Muzycznej. Takich pozornych zbiegów okoliczności było znacznie więcej. Eksperci otrzymali więc ciekawie napisany przewodnik i wiedzą już, po co mają wrócić. Pozostaję z nimi w kontakcie i wiem, że swoją pracę domową odrobili. Teraz mogą przyjechać do Bydgoszczy z rodzinami.
W ciągu pięciu dni zrealizowaliście 14 paneli z udziałem 17 ekspertów. Co było najtrudniejsze w połączeniu organizacji wydarzenia, opieki nad gośćmi i odpowiedzialności za produkcję technologiczną?
Jeżeli mam odpowiedzieć szczerze, nie stanowiło to dla nas wielkiej trudności. Zdecydowało doświadczenie i bardzo wyraźny podział ról. Za warstwę merytoryczną oraz dobór ekspertów odpowiadała Anna Rudnicka, jedna z najlepszych ekspertek i praktyczek kultury w Polsce. Zwróciłem się do niej, gdy tylko udało nam się rozpocząć projekt. Wiedziałem, że nie zaprosi wyłącznie teoretyków. Nie chciałem tworzyć paneli, podczas których trzy osoby mówią to samo, zgadzają się ze sobą i nic konkretnego z tego nie wynika. Anna przygotowała tę część fantastycznie. Opiekę nad prelegentami powierzyliśmy Zuzie Koźlarek (Zuza Koz), wówczas jednej z najbardziej perspektywicznych uczennic bydgoskiego Liceum Plastycznego, a dzisiaj świetnej graficzce i ilustratorce. Wiedziałem, że eksperci będą dobrze zaopiekowani. Jednocześnie Zuza, jako przedstawicielka bydgoskiego środowiska sztuk wizualnych, szybko nawiązywała z nimi kontakt. Z tego, co wiem, również na tej płaszczyźnie pojawiły się późniejsze współprace. Nawet przy takich zadaniach jak opieka nad gośćmi staraliśmy się wprowadzać do projektu Bydgoszcz. Otrzymaliśmy też fantastyczne wsparcie techniczne ze strony Akademii Muzycznej. Wszystkie elementy, które musiały się połączyć, zostały powierzone profesjonalistom albo pasjonatom. Lubię pracować z takimi ludźmi, dlatego organizacja nie stała się dla nas problemem.
„Inavate EMEA” zwróciło szczególną uwagę na wykorzystanie technologii SMPTE 2110. Co to rozwiązanie zmieniło w praktyce?
To rozwiązanie istotne dla całego sektora kultury. Pozwala skrócić czas przygotowania sprzętu, a jednocześnie ogranicza ingerencję w przestrzeń, w której pracujemy. Ma to szczególne znaczenie w miejscach takich jak Akademia Muzyczna. Nie możemy wiercić tras kablowych ani przyklejać różnych elementów do ścian. Pracujemy w fantastycznych, nowych obiektach i musimy oddawać je dokładnie w takim samym stanie, w jakim je zastaliśmy. Wiele realizacji prowadzimy także w pięknych, historycznych budynkach objętych nadzorem konserwatorskim. Tam również nie możemy robić niczego inwazyjnego. SMPTE 2110 pozwala ograniczyć liczbę przewodów. Połączenie kamery ze stanowiskiem realizacyjnym czy wozem transmisyjnym może zostać przeprowadzone za pomocą jednego kabla sieciowego, który wizualnie praktycznie nie różni się od przewodu łączącego domowy komputer z routerem.
Tym kablem przesyłany jest całkowicie cyfrowy sygnał, a także zasilanie. To zapewnia wygodę i zwiększa bezpieczeństwo. Początkowa konfiguracja nie zawsze jest najłatwiejsza, ale kiedy zacznie się pracować w tym standardzie, bardzo szybko można zobaczyć jego zalety. Redakcję magazynu zainteresowała przede wszystkim skala zastosowania. Przez wiele lat SMPTE 2110 było technologią wykorzystywaną głównie przez największe stacje telewizyjne i stacjonarne studia projektowane raz, a następnie działające przez kolejne kilkanaście czy kilkadziesiąt lat w podobny sposób. My wykorzystujemy tę technologię podczas wydarzeń mobilnych. Za każdym razem pracujemy w innej sali i zupełnie innej przestrzeni. Nie po raz pierwszy zostaliśmy docenieni za takie zastosowanie, ponieważ wcześniej nasze wdrożenie opisał w oficjalnym materiale również producent technologii. To rozwiązanie przyszłości i zamierzamy rozwijać się wraz z jego kolejnymi odsłonami.
Ostatniego dnia podstawowe połączenie internetowe przestało działać, ale transmisja nie została przerwana. Co wydarzyło się wtedy za kulisami?
Skoro mogę mówić o tym spokojnie, oznacza to, że wszystkie zabezpieczenia zadziałały. Był to ostatni dzień i ostatni panel. Pojawiło się już pewne rozluźnienie, satysfakcja i duma z wykonanej pracy. Nagle na jednym z wykresów technicznych zobaczyliśmy, że parametry transferu drastycznie spadają. W normalnej sytuacji można byłoby w takim momencie otrzeć się o zawał serca. Byliśmy jednak przygotowani. Mieliśmy podwójny sprzętowy backup urządzeń odpowiadających za transmisję sygnału, czyli cyfrowych enkoderów. Gdyby jeden przestał działać, drugi był gotowy do przejęcia jego zadania. Korzystamy również z redundantnych połączeń internetowych. Podczas Cyfrowego Kongresu Sukcesji mieliśmy cztery niezależne źródła internetu. W przypadku problemu system automatycznie przełącza się pomiędzy nimi. Nawet jeśli widzimy, że coś się wydarzyło, wiemy, że sprzęt i przygotowane procedury potrzebują zaledwie kilku sekund, aby wybrać inne łącze i sposób działania. Dla widza jest to niezauważalne, ponieważ cała operacja odbywa się w tle. Dysponujemy także dodatkowym buforem bezpieczeństwa. Możemy podczas transmisji fizycznie odłączyć jedno źródło internetu, a przekaz nadal będzie działał dzięki pozostałym. Nie wstydzę się tego, że wystąpiła awaria. W tej pracy nie chodzi o przekonanie, że nigdy nic się nie wydarzy. Najważniejsze jest doświadczenie i wiedza, co zrobić, kiedy problem rzeczywiście się pojawi.
Kongres od początku nie miał być wydarzeniem, które żyje wyłącznie przez pięć dni. Co stanie się z zebraną wiedzą?
Ta wiedza cały czas jest dostępna i została zachowana na wiele sposobów. Nagrania wszystkich paneli są i pozostaną bezpłatne dla instytucji kultury. Nie wymagamy logowania ani spełnienia dodatkowych warunków. W mojej ocenie jest to wiedza publiczna, którą należy się dzielić. Powstały również wersje podcastowe i transkrypcje tekstowe. Zadbaliśmy o to, aby materiały były dostępne dla osób korzystających z czytników głosowych, monitorów brajlowskich i innych technologii wspomagających. Nie chcemy zamykać się na żadną grupę odbiorców. Ta sama treść powinna być dostępna praktycznie dla każdego. Pozostajemy w kontakcie z ekspertami uczestniczącymi w kongresie, ponieważ dla nich również był to osobiście ważny temat. Wkrótce rozpoczniemy szerszą kampanię informacyjną. Projekt zdążył już okrzepnąć i w pierwszym etapie dotarł do odbiorców poprzez długie, rozbudowane materiały. Teraz chcemy przygotować dużą liczbę krótszych treści, które będą kierować użytkowników do platformy agregującej całą bazę wiedzy. Pojawił się również element związany ze sztuczną inteligencją. Zebranym materiałem zasililiśmy model językowy, z którym można porozmawiać na stronie projektu. W formie rozmowy tekstowej albo głosowej użytkownik otrzymuje dostęp do wiedzy pochodzącej z 14 paneli i wypowiedzi kilkunastu ekspertów. Może zadać konkretne pytanie, a przygotowany awatar pomoże mu znaleźć odpowiedź. Model został celowo ograniczony wyłącznie do materiałów zgromadzonych podczas kongresu, dzięki czemu nie powinien halucynować ani opowiadać rzeczy niezwiązanych z projektem. To rozwiązanie ułatwia dotarcie do konkretnego zagadnienia. Umówmy się, mało kto ma czas, aby obejrzeć 14 godzin paneli tylko po to, żeby znaleźć odpowiedź na jedno pytanie.
Bydgoszcz została pokazana jako miejsce, w którym powstają rozwiązania dla całego sektora kultury. Czy miasto może częściej przyciągać podobne wydarzenia i międzynarodową uwagę?
Bydgoszcz ma potencjał, ponieważ ma ludzi. Miasto jest efektem tego, co wspólnie z nim zrobimy. Osoby działające w bydgoskiej kulturze na różnych poziomach mają odpowiednie kompetencje, dlatego miasto również dysponuje tym potencjałem. Mamy także przestrzenie przystosowane do organizacji takich wydarzeń. W Bydgoszczy działa bardzo wiele instytucji kultury i organizacji. Ograniczać może nas właściwie wyłącznie wyobraźnia albo niedostateczne rozpoznanie konkretnego tematu. W mieście już odbywa się wiele kongresów, konferencji i dużych wydarzeń kulturalnych. Mówimy wręcz o całym sezonie festiwalowym, a nie o jednym festiwalu. Są też inicjatywy takie jak cykl „90 minut w kulturze” organizowany w Młynach Rothera, poruszający merytoryczne zagadnienia dotyczące tworzenia kultury, zarządzania nią, popełnianych błędów i rozwiązań, które mogą budować przewagę miasta. Bydgoszcz ma bardzo duży potencjał i już go wykorzystuje. Nie chcę być kolejną osobą, która powie, że zawsze trzeba robić jeszcze więcej, lepiej i ciekawiej. Miasto podąża mądrą ścieżką rozmowy, sprawdzania i badania potrzeb odbiorców kultury. To stosunkowo nowy trend w Polsce i cieszę się, że Bydgoszcz jest jego liderem.
Czy Cyfrowy Kongres Sukcesji pozostanie pojedynczym projektem, czy myślicie już o kolejnej edycji albo rozwinięciu go w stałą platformę wiedzy?
Platforma już istnieje. Pytania o drugą edycję pojawiają się regularnie, ale z pewnością nie odbędzie się ona w tym roku. Mam wrażenie, że dość wyczerpująco omówiliśmy temat. Nie chcę tworzyć informacji tylko po to, żeby powstawały kolejne treści ani organizować kongresu wyłącznie po to, żeby odbył się następny kongres. Jeśli pojawi się ważna myśl przewodnia, której nie poruszyliśmy wcześniej, dlaczego nie? Mamy odpowiednie zasoby techniczne i sieć kontaktów, która bardzo ułatwiłaby realizację następnej edycji. Nie był to jednak nasz jedyny podobny projekt. Interesuje nas organizacja wydarzeń nie tylko kulturalnych. Postanowiliśmy zadać innym instytucjom pytania podobne do tych, które dotyczą naszej pracy. Tym razem pojechaliśmy bezpośrednio do nich. Tak powstał projekt Relacje AI Network, również wspomagany przez sztuczną inteligencję, ale oparty na wiedzy zdobywanej od ludzi. Rozmawialiśmy z osobami, których odbiorcy na co dzień nie widzą w instytucjach kultury, choć to dzięki nim odbywają się koncerty, wystawy i wernisaże. Byli to pracownicy techniczni, merytoryczni i organizacyjni, odpowiadający za rzeczywiste przeprowadzenie wydarzenia. Odwiedziliśmy pięć polskich instytucji o różnej skali, od Mazowieckiego Instytutu Kultury po bardzo prężnie działający Dom Kultury w Łasku. Nie pytaliśmy, czy praca w kulturze jest piękna. Interesował nas „brud za paznokciami”, czyli to, co nie działa, co zaczęło działać i dlaczego. Rozwiązanie wypracowane przez jedną instytucję może przecież pomóc kolejnej. Ta wiedza jest uniwersalna dla wszystkich organizatorów. Można przygotowywać kameralne wydarzenie dla 30 osób, koncert dla kilku tysięcy uczestników albo pięćdziesiąte urodziny prezesa. Zmienia się skala, ale sposób planowania, współpracy, koordynacji, promocji i realizacji pozostaje podobny.
Mamy dziś tak dużo materiału, że chcemy skupić się przede wszystkim na jego docieralności. Nie czuję obecnie potrzeby produkowania kolejnej porcji wiedzy. Łatwo wpaść w pułapkę ciągłego tworzenia więcej i więcej. Dla nas najważniejsze są teraz egzekucja oraz dotarcie do właściwych odbiorców. Przy okazji sami się uczymy. Relacje z wydarzeń, transmisje na żywo, streamingi i nagrania koncertów są naszym codziennym zajęciem. Najprościej można powiedzieć, że pracujemy przy wszystkich wydarzeniach, które mają scenę. Im lepiej działają ich organizatorzy, tym łatwiej pracuje się również nam. Im więcej dzielimy się wiedzą, tym sprawniej możemy ze sobą współpracować. Właśnie takie było podłoże tych projektów: żeby wszystkim nam żyło się lepiej.
