Excel, skrzynka mailowa, komunikatory i kilka niezależnych programów przez długi czas mogą sprawiać wrażenie wystarczającego zaplecza do zarządzania firmą. Problem zaczyna się wtedy, gdy informacje są rozproszone, pracownicy wykonują te same czynności kilka razy, a właściciel musi osobiście pilnować każdego procesu. O tym, jak technologia może uporządkować taki chaos, dlaczego wiele wdrożeń IT kończy się niepowodzeniem oraz w jaki sposób sztuczna inteligencja zmienia koszt tworzenia oprogramowania, rozmawiamy z Maciejem Motławskim, założycielem ITMakeovers.
Czym zajmuje się ITMakeovers?
Nazywam się Maciej Motławski i prowadzę software house ITMakeovers. Tworzymy systemy do zarządzania firmami oraz aplikacje mobilne. Koncentrujemy się przede wszystkim na rozwiązaniach, które pomagają przedsiębiorcom oszczędzać czas, ograniczać chaos organizacyjny i lepiej zarządzać procesami.
Skąd wziął się pomysł na ITMakeovers?
Pomysł częściowo wynikał już z samej nazwy. Od początku chcieliśmy przeprowadzać w firmach technologiczną rewolucję. Naszym celem było eliminowanie złego zarządzania, chaosu i problemów, które wcześniej obserwowałem podczas pracy na etacie. Jako bardzo młody człowiek byłem święcie przekonany, że jesteśmy w stanie naprawdę zmieniać sposób funkcjonowania przedsiębiorstw. Dzisiaj, po latach, uważam, że jesteśmy bardziej wierni tej idei niż kiedykolwiek wcześniej. Duże znaczenie ma tutaj nasz produkt „System w 2 godziny”. Jesteśmy w stanie wejść do firmy, zbadać jej potrzeby i zaprojektować system, dzięki któremu przedsiębiorca może oszczędzać czas oraz zwiększać swoje przychody.
Z jakimi problemami najczęściej przychodzą do Was przedsiębiorcy?
W około 70 procentach przypadków nie przychodzą z dokładnie opisanym pomysłem na system. Przychodzą z chaosem, który zaczyna ich już realnie boleć. Wiedzą, że firma nie działa tak, jak powinna, ale nie zawsze potrafią jeszcze wskazać, które elementy wymagają zmiany. Motywacje bywają bardzo różne. Jeden z naszych klientów spodziewał się powiększenia rodziny i nie chciał poświęcać firmie aż tak dużej ilości czasu. System, który pozwala ograniczyć codzienne zarządzanie nawet o kilkadziesiąt minut, stanowił dla niego dużą wartość. Są również przedsiębiorcy, którzy wszystko bardzo precyzyjnie liczą. Wiedzą, że dwie godziny dziennie poświęcane na mikrozarządzanie mogą wykorzystać na sprzedaż, rozwój biznesu albo obsługę kluczowych klientów. Wtedy stosunkowo łatwo można wyliczyć, jaką wartość finansową daje im odzyskany czas.
Kiedy Excel, maile i kilka osobnych programów przestają wystarczać?
Diagnoza jest bardzo prosta: wtedy, kiedy właściciel nie może pójść na urlop. Jeżeli firma przestaje działać w momencie, gdy jednej osoby nie ma przez kilka dni, oznacza to, że wiedza i procesy nie zostały odpowiednio uporządkowane. Właściciel staje się centralnym punktem każdego działania, a wszystkie decyzje, informacje i problemy trafiają bezpośrednio do niego. W takim modelu trudno mówić o skalowaniu biznesu.
Kiedy warto inwestować w system dedykowany, a kiedy wystarczy gotowy CRM lub ERP?
Rynek bardzo się pod tym względem zmienił, szczególnie w ostatnich miesiącach. Wcześniej przedsiębiorcy mieli zazwyczaj trzy możliwości. Mogli korzystać z prostych i niedrogich narzędzi, takich jak Asana czy Airtable, mogli wdrożyć duże systemy korporacyjne albo zamówić oprogramowanie stworzone specjalnie pod procesy swojej firmy. To trzecie rozwiązanie było zwykle znacznie droższe od prostych aplikacji, choć niekoniecznie tak kosztowne jak wdrożenie dużego systemu korporacyjnego. Dzisiaj, dzięki automatyzacji i znacznemu przyspieszeniu procesów programistycznych, jesteśmy w stanie tworzyć dedykowane rozwiązania zdecydowanie szybciej.
W wielu przypadkach koszt takiego systemu może być niższy niż wdrożenie dużego, gotowego oprogramowania. Trzeba przy tym pamiętać o często niewidocznym koszcie dostosowania firmy do narzędzia. W przypadku gotowych systemów to przedsiębiorstwo musi zmieniać swoje procesy tak, aby pasowały do programu. To często wywołuje bardzo duży opór pracowników. System dedykowany działa odwrotnie. Powinien być dopasowany do firmy, jej pracowników i rzeczywistego sposobu działania.
Co robicie, gdy problemem nie jest brak technologii, ale źle poukładane procesy?
W takich sytuacjach korzystamy z naszej sieci partnerskiej konsultantów biznesowych. Nie uważam się za eksperta od zarządzania cudzą firmą i nie zamierzam nim być. Są osoby, które mają w tym zakresie wieloletnie doświadczenie, odpowiednią wiedzę oraz kompetencje związane między innymi z lean management czy Six Sigma. Jeżeli procesy są źle zorganizowane, lepiej najpierw je uporządkować, a dopiero później budować system. Może to opóźnić realizację projektu o miesiąc, ale dzięki temu przedsiębiorstwo po wdrożeniu działa znacznie sprawniej. Problem polega na tym, że właściciele firm nie zawsze chcą skorzystać z takiego wsparcia. Jeżeli chaos jest bardzo duży, często po drugiej stronie znajduje się osoba, która przez lata przyzwyczaiła się do określonego modelu zarządzania i nie chce z niego zrezygnować. Dlatego skuteczność naszych rekomendacji dotyczących konsultantów wynosi około 10 procent.
Dlaczego tak wiele wdrożeń IT przekracza budżet albo nie jest później wykorzystywanych?
Najczęstszą przyczyną jest to, że nie wszystkie strony zostają wysłuchane. Zdarza się, że podczas projektowania systemu nadrzędna jest wyłącznie wizja prezesa. Tymczasem to pracownicy będą korzystali z danego rozwiązania każdego dnia. Jeżeli nowy system utrudnia im pracę bardziej, niż ją ułatwia, wdrożenie zakończy się niepowodzeniem. Pojawią się kolejne poprawki, zmiany, nieporozumienia i dyskusje dotyczące tego, które prace powinny zostać wykonane w ramach gwarancji, a które wymagają dodatkowego budżetu. Dobry system powinien z jednej strony dostarczać właścicielowi lub zarządowi potrzebnych informacji, a z drugiej realnie ułatwiać pracę zespołowi. Jeżeli korzystanie z niego będzie choćby odrobinę trudniejsze niż wcześniejszy sposób działania, ludzie zaczną go omijać. Uważam, że pracownik powinien odczuć przynajmniej 20-procentową poprawę komfortu albo szybkości pracy. Oczywiście trudno to zmierzyć w sposób całkowicie obiektywny, ale różnica musi być zauważalna. Po wdrożeniu każdego etapu projektu prosimy klienta o wyznaczenie koordynatora. Zachęcamy, aby nie był nim sam prezes, ale menedżer albo pracownik, który dobrze zna codzienne procesy. Otrzymuje on określoną pulę godzin na konsultacje i zgłaszanie zmian. Idealnego systemu nie da się zaprojektować wyłącznie przy biurku. Trzeba pracować z ludźmi, którzy będą z niego faktycznie korzystali.
Na czym polega „System w 2 godziny”?
„System w 2 godziny” to bezpłatny warsztat, który najczęściej prowadzę osobiście. Pierwszym krokiem jest zgłoszenie przez stronę internetową, telefon albo e-mail. Następnie zadajemy trzy lub cztery krótkie pytania, aby sprawdzić, czy potrzeby danej firmy rzeczywiście można przeanalizować w ramach warsztatu. Jeżeli odpowiedź jest pozytywna, spotykamy się na dwie godziny. Nie jest to chwyt marketingowy. Przedsiębiorca siada ze mną przy jednym stole, a ja zadaję pytania, które pomagają zrozumieć jego procesy. Jedno z nich brzmi: wyobraź sobie, że twoja firma jest linią produkcyjną w fabryce. Jakie stacje znajdowałyby się na tej linii? Takie spojrzenie często otwiera przedsiębiorcom głowę i pozwala im inaczej spojrzeć na własną organizację. Rozmowa jest nagrywana i prowadzona według określonego scenariusza. Trwa około 40 minut. Następnie nasze automatyzacje generują makietę systemu. Po mniej więcej godzinie i 20 minutach klient widzi pierwszą wizualizację tego, jak mogłoby wyglądać rozwiązanie stworzone dla jego firmy. Makieta jest bezpłatna i pozostaje dostępna przez tydzień. Klient może ją przeanalizować, zastanowić się, co należałoby zmienić, oraz ocenić, czy system rzeczywiście dostarczy mu oczekiwaną wartość. Do końca 2026 roku wszystkie takie warsztaty pozostają bezpłatne.
Czy podczas warsztatu można również obliczyć zwrot z inwestycji?
Tak. Gdy automatyzacja przygotowuje makietę, wspólnie z klientem szacujemy potencjalną rentowność projektu. Pytamy między innymi, ile czasu właściciel albo pracownicy poświęcają na określone czynności, ile warta jest godzina ich pracy oraz ile osób uczestniczy w danym procesie. Jeżeli przedsiębiorca codziennie przeznacza dwie godziny na mikrozarządzanie, można policzyć, ile czasu odzyska w skali miesiąca lub roku. Dzięki temu jeszcze podczas warsztatu otrzymujemy orientacyjny, możliwy czas zwrotu z inwestycji.
Co dzieje się po zaakceptowaniu makiety?
Jeżeli klient zdecyduje się na współpracę, system realizowany jest etapami. Pierwszy etap zawiera zazwyczaj funkcję, na której najbardziej zależy przedsiębiorcy, i trwa około dwóch tygodni. Po tym czasie klient może już rozpocząć korzystanie z pierwszej wersji systemu. Następnie wyznaczamy koordynatora odpowiedzialnego za zbieranie uwag i dalsze dostosowywanie rozwiązania. Kolejne etapy są realizowane zgodnie z potrzebami firmy. Dzięki temu system może rozwijać się razem z przedsiębiorstwem. Jeszcze niedawno stworzenie samej makiety wymagało kilku spotkań z klientem, udziału specjalisty UX oraz grafika. Taki proces trwał półtora miesiąca i kosztował od kilku tysięcy złotych wzwyż. Dzisiaj pierwszy projekt rozwiązania powstaje niemal na żywo.
Czy sztuczna inteligencja zmniejsza koszt stworzenia oprogramowania?
Bez wątpienia. Jednocześnie pozwala zespołom szybciej realizować bardziej złożone projekty. Oba te zjawiska zachodzą równolegle. Nie oznacza to jednak, że człowiek przestaje być potrzebny. W naszym przypadku operatorem narzędzi wykorzystujących sztuczną inteligencję nadal jest doświadczony programista o kompetencjach seniorskich. Porównałbym to do autopilota w samolocie. Technologia wykonuje dużą część pracy, ale za sterami nadal siedzi wykwalifikowany człowiek, który wie, jak zareagować w razie problemów. Dzięki temu możemy realizować projekty, które jeszcze niedawno byłyby bardzo kosztowne albo wymagały współpracy z kilkoma zewnętrznymi firmami. Znacznie łatwiejsze stały się również integracje z takimi systemami jak Subiekt, Comarch czy KSeF. Możemy je obecnie wykonywać w rekordowo krótkim czasie.
Gdzie kończy się prototyp stworzony przez AI, a zaczyna bezpieczny system?
Granica pojawia się po zakończeniu pracy nad makietą i podpisaniu umowy. Wtedy projekt przejmuje człowiek, który analizuje wygenerowany kod. W dużej części przypadków kod prototypu, poza warstwą wizualną, jest usuwany i tworzony od nowa zgodnie z zasadami bezpiecznego tworzenia oprogramowania. Makieta ma przede wszystkim pomóc zrozumieć koncepcję systemu, jego funkcje i sposób działania. Nie jest jeszcze finalnym produktem, któremu firma powinna powierzać kluczowe dane i procesy.
Jak ITMakeovers ma wyglądać za trzy do pięciu lat?
Chciałbym, aby ITMakeovers realizowało projekty w sposób jeszcze bardziej procesowy i pomagało przedsiębiorcom przeprowadzać realną rewolucję w firmach za pomocą systemów informatycznych oraz aplikacji. Uważam, że dedykowane systemy staną się w przyszłości dobrem równie powszechnym jak strony internetowe. Niemal każda firma będzie mogła zdecydować, czy chce samodzielnie budować rozwiązanie przy pomocy sztucznej inteligencji, podejmując ryzyko związane z bezpieczeństwem i jakością, czy też za rozsądną cenę zatrudnić partnera technologicznego, który weźmie odpowiedzialność za cały projekt. Właśnie w ten sposób chcemy się pozycjonować. Nie jako wykonawca pojedynczego zlecenia, ale jako partner technologiczny firmy.
Moim celem jest również zwiększenie procesowości samego ITMakeovers. Chcę wdrożyć u siebie dokładnie to, co nasze systemy dają klientom: przewidywalność, uporządkowanie i mniejszą zależność organizacji od jednej osoby. Do końca 2026 roku chcemy przeprowadzić 100 warsztatów „System w 2 godziny”. Nie każdy z nich musi zakończyć się sprzedażą. Dzięki tym spotkaniom ćwiczymy warsztat, zdobywamy wiedzę i cementujemy własny proces. Największym wyzwaniem pozostaje nieprzewidywalność technologicznego horyzontu. Trudno dzisiaj powiedzieć, czy za trzy lub pięć lat będziemy pracowali w tym samym modelu rozliczeniowym i personalnym. Być może firmy technologiczne będą rozliczały robociznę oraz wykorzystane tokeny. Jeszcze rok temu niewiele osób spodziewało się, że rynek będzie wyglądał tak, jak wygląda obecnie. Pierwsze realizacje ITMakeovers były związane ze stronami internetowymi. Kiedy przeszliśmy na wyższy poziom i zaczęliśmy tworzyć systemy do zarządzania firmami, wydawało nam się, że znaleźliśmy model, który będzie obowiązywał przez wiele lat. Chwilę później przyszła kolejna rewolucja.
Materiał PR Partnera | ilustracja AI + fot. Jan Trojan
