Sztuczna inteligencja może przyspieszyć pracę kancelarii, ograniczyć koszty i pozwolić prawnikom podejmować się projektów, które wcześniej były nieopłacalne. Sama technologia nie rozwiąże jednak problemów organizacyjnych. Adrian Iwanek, programista z 25-letnim doświadczeniem i jeden z organizatorów konferencji Legal Island, przekonuje, że skuteczna cyfryzacja musi rozpocząć się od analizy procesów, uporządkowania danych oraz oceny ryzyka.
Od 25 lat pracujesz jako programista. Czy obecne zainteresowanie sztuczną inteligencją przypomina Ci wcześniejsze technologiczne rewolucje?
To jest pewnego rodzaju rewolucja. W części przypomina problemy, z którymi mieliśmy do czynienia wcześniej, ale przeniesione na zupełnie inny poziom. Kiedyś również wiele osób mogło próbować programować, a dostępne technologie pozwalały popełniać bardzo dużo błędów. Powstawały aplikacje z problemami, niedociągnięciami i błędami. Dzisiaj technologia jest jednak znacznie bardziej powszechna i dostępna. Łatwiej coś uruchomić, przetestować i pozornie zweryfikować. To sprawia, że problemy, które występowały kilkanaście lat temu, można obecnie znacznie szybciej eskalować. Jednocześnie rzeczywiście zmienia się sposób wyszukiwania informacji i komunikowania się z systemami. Słowo „copilot”, wykorzystane w nazwie jednego z pierwszych popularnych narzędzi tego typu, jest tutaj bardzo trafne. Pojawia się technologia, która może asystować nam praktycznie każdego dnia.
Jesteś jednym z organizatorów konferencji Legal Island w Bydgoszczy. Co jest dzisiaj największym problemem kancelarii: brak narzędzi, nieuporządkowane procesy czy niechęć ludzi do zmiany sposobu pracy?
Tych aspektów jest kilka, a ich znaczenie zależy od rodzaju organizacji działającej w obszarze prawnym oraz jej wielkości. Jednym z podstawowych problemów jest brak uporządkowanych procesów. Często nie są one odpowiednio opisane, sformalizowane ani nawet nazwane. Nie wystarczy mniej więcej wiedzieć, co robimy. Aby przenieść organizację na wyższy poziom, procesy muszą przyjąć określoną i zrozumiałą formę.
Drugim problemem jest podejście do danych. W wielu miejscach nadal są one przetwarzane w tradycyjny sposób. Zdarza się również, że dane nie są przygotowane do dalszego wykorzystania: są powielone, nieuporządkowane, źle nazwane albo występują w wielu wersjach. Dochodzi do tego kwestia ludzi. Z jednej strony pojawia się obawa, czy technologia nie zabierze części pracy. Z drugiej – zwyczajna niechęć do korzystania z nowych rozwiązań i zmiany dotychczasowych przyzwyczajeń. Całość należy jeszcze uzupełnić o cyberbezpieczeństwo.
Branża prawna ma w tym zakresie znacznie wyższe wymagania. Dokumenty związane z RODO to jedno, ale kiedy pojawia się tajemnica adwokacka lub inne informacje poufne, poziom zabezpieczeń musi być odpowiednio wyższy. Wszystkie te elementy wzajemnie się przenikają.
Czy można skutecznie wdrożyć AI lub automatyzację w kancelarii, która wcześniej nie uporządkowała dokumentów, procedur i odpowiedzialności w zespole?
Zdecydowanie trzeba zacząć od danych i procesów. Czasami organizacje zabierają się do tego od drugiej strony, ponieważ chcą po prostu zacząć korzystać ze sztucznej inteligencji. Pracownicy samodzielnie testują różne narzędzia. Takie próby mogą przynieść pewne korzyści, ale często kończą się również rozczarowaniem. Pojawia się wtedy stwierdzenie: „Korzystaliśmy trochę z czata, ale u nas to nie działa”.
Żeby wdrożenie miało sens, trzeba podejść do niego całościowo. Należy zaplanować procesy, uporządkować wykonywane działania, sprawdzić, co można zrobić z danymi, oraz ustalić priorytety. Nie da się od razu zająć wszystkim, a wiele zmian można wprowadzać stopniowo. Stosujemy między innymi pilotaże, podczas których rozwiązanie jest sprawdzane przez niewielką grupę pracowników.
W przypadku AI mamy do czynienia z narzędziami kreatywnymi, które nie zawsze dają w pełni przewidywalne wyniki. Potrzebne jest więc dostrojenie rozwiązania i sprawdzenie, czy rzeczywiście odpowiada ono potrzebom użytkowników. Ważne jest również uświadomienie pracowników, co właściwie się zmienia, jak korzystać z nowych narzędzi i jaką wartość mają one przynieść organizacji.
Od czego powinna zacząć niewielka kancelaria, która nie ma własnego działu IT ani dużego budżetu?
Punktem wyjścia powinno być zastanowienie się nad własnymi procesami. Warto przeprowadzić wewnętrzną analizę i odpowiedzieć sobie na kilka podstawowych pytań: co właściwie robimy, gdzie ucieka nam najwięcej czasu i jakie zadania najbardziej przeszkadzają pracownikom?
W kancelariach bardzo często spotykamy osoby, które wykonują żmudną i powtarzalną pracę przez jeden, dwa, a czasem nawet pięć dni w miesiącu. To mogą być pierwsze obszary, w których warto szukać możliwości automatyzacji. Dobrze jest również porozmawiać z zespołem. Podczas warsztatów często okazuje się, że zarząd dopiero wtedy dowiaduje się, jak pracownicy radzą sobie z konkretnymi zadaniami i jakie własne rozwiązania stosują. W takich miejscach można znaleźć automatyzacje, które przyniosą realną oszczędność czasu, a w efekcie zaczną dla kancelarii zarabiać.
Gdzie kończy się bezpieczne wsparcie technologią, a zaczyna ryzyko związane z poufnością danych i błędnymi odpowiedziami AI?
Jednym z problemów są oczywiście błędne odpowiedzi, czyli halucynacje systemów AI. Niebezpieczne jest nadmierne zaufanie do generowanych wyników. Z punktu widzenia kancelarii nie jest to jednak jedyne ryzyko. Trzeba również zwrócić uwagę na dane, które są przetwarzane w ramach konkretnego procesu.
Dzielę procesy na publiczne, prywatne i poufne. Taka klasyfikacja pozwala określić, jakich narzędzi możemy użyć. Jeżeli pracujemy na informacjach, które są lub mogą być publiczne – takich jak ustawy, orzeczenia, materiały dostępne w internecie czy treści marketingowe – możemy korzystać z określonej grupy rozwiązań. Zupełnie inaczej wygląda sytuacja, gdy przetwarzamy dane klientów albo informacje objęte tajemnicą adwokacką. Analiza procesów musi być więc połączona przynajmniej z podstawową analizą ryzyka.
Czy prawnicy powinni uczyć się konkretnych narzędzi, czy raczej rozumienia procesów i umiejętnego definiowania problemów?
Nauka korzystania z konkretnych narzędzi jest wypadkową całego procesu. Najpierw trzeba wiedzieć, co robimy, w jakim kontekście pracujemy i z jakiego rodzaju danymi mamy do czynienia. Dopiero wtedy można zdecydować, czy wystarczy narzędzie dostępne online, czy potrzebujemy rozwiązania bardziej prywatnego i bezpiecznego.
Nigdy nie przypisywałem dużej wartości szkoleniom opartym wyłącznie na promptowaniu, szczególnie jeśli jest to jedyny element edukacji. Ktoś może nauczyć się generować określone odpowiedzi, ale niekoniecznie będzie wiedział, co zrobić z nimi dalej. Jeżeli nauka narzędzia nie jest połączona z analizą tego, co chcemy osiągnąć i jak właściwie możemy wykorzystać technologię, ponownie pojawi się rozczarowanie.
Czy za kilka lat prawnik niewykorzystujący automatyzacji będzie w podobnej sytuacji jak firma, która dzisiaj prowadzi dokumentację wyłącznie na papierze?
Automatyzacja może przynosić korzyści na kilku poziomach. Dzięki niej kancelaria może podejmować się projektów, których wcześniej nie byłaby w stanie zrealizować w odpowiednim czasie lub przy akceptowalnych kosztach. Organizacje wykorzystujące automatyzację będą zyskiwały przewagę konkurencyjną. Mogą szybciej wykonywać określone zadania, optymalizować koszty i wchodzić w nowe obszary działalności.
Często myślimy o automatyzacji wyłącznie jako o rozwiązaniu, które ma przynieść korzyść tu i teraz. Tymczasem może ona pełnić funkcję asystenta, który przejmie część pracy i pozwoli człowiekowi zająć się zadaniami o większej wartości. Dlatego jestem daleki od mówienia o masowej utracie pracy, nawet w zawodach uznawanych za potencjalnie podatne na automatyzację.
Dobrym przykładem jest IKEA, która część podstawowych zadań realizowanych wcześniej przez pracowników call center przekazała voicebotom. Pracownicy zostali natomiast przeszkoleni między innymi w zakresie projektowania wnętrz. Liczebność zespołów nie musiała się zmienić. Firma zyskała jednak dodatkową wartość: powtarzalne zadania zostały zautomatyzowane, a ludzie mogli zająć się bardziej złożoną pracą.
Co chciałbyś pokazać podczas Legal Island osobom, które uważają, że technologia w kancelarii jest kosztowna, skomplikowana i dostępna przede wszystkim dla dużych organizacji?
Chciałbym pokazać, że obecnie istnieje naprawdę wiele możliwości. Szybki rozwój technologii sprawił, że stała się ona znacznie bardziej dostępna. Nie mam na myśli wyłącznie tego, że ChatGPT można otworzyć w przeglądarce. Chodzi o to, że nie trzeba już od razu wytaczać największych dział. Z tworzeniem indywidualnych systemów jestem związany od kilkunastu lat. Pierwszy dedykowany system CRM współtworzyłem w 2008 roku dla branży nieruchomości. Były to czasy, w których często jedyną możliwością było zamówienie indywidualnego oprogramowania kosztującego setki tysięcy złotych.
Dzisiaj możemy wdrażać rozwiązania dopasowane do konkretnych procesów znacznie łatwiej. W przypadku działań, które nie dotyczą informacji szczególnie poufnych, czasem można wykorzystać nawet narzędzia dostępne bezpośrednio w przeglądarce. Chciałbym, żeby wybrzmiało, że nie należy z góry zakładać, iż pewnych rzeczy nie da się zrobić. Oczywiście trzeba przygotować procesy i dane, ale część zmian można rozpocząć już teraz. Jeżeli znajdziemy mocno powtarzalny proces, może się okazać, że zwrot z inwestycji w automatyzację pojawi się po dwóch, trzech lub czterech miesiącach. Takie możliwości są dzisiaj realne i właśnie to chcemy pokazać.
Dlaczego przedstawiciele branży prawnej powinni przyjechać na Legal Island do Bydgoszczy?
Zapraszam bardzo serdecznie do Bydgoszczy, ponieważ chcemy zaproponować nową jakość. Konferencję organizują osoby mające duże doświadczenie w obszarze legal tech, ale również uczestnicy wielu wydarzeń prawnych i technologicznych. Wyciągamy wnioski z naszych najlepszych doświadczeń. Zapraszamy ekspertów, których znamy, którym ufamy i którzy mają ogromną wiedzę praktyczną. Nie będzie to kolejna konferencja wyłącznie o AI. Chcemy praktycznie pokazać, jak w dzisiejszych czasach podejść do cyfryzacji i digitalizacji oraz jak rozwijać organizację niezależnie od tego, czy ktoś pracuje jako prawnik in-house, obsługuje klientów w kancelarii, czy jest notariuszem. Chcemy mówić o technologii bez demagogii. Pokazać, jak robić pewne rzeczy lepiej i co można zacząć zmieniać już dzień po konferencji.
