Efektowna atrakcja może dobrze wyglądać na zdjęciach, ale nie zawsze odpowiada potrzebom konkretnego zespołu. Firma Amer Event, która od ponad dwóch dekad organizuje wydarzenia na terenie całej Polski, przekonuje, że podstawą udanej realizacji jest nie gotowy katalog rozwiązań, lecz dokładne poznanie uczestników, celu spotkania oraz charakteru organizacji. O tym, jak projektuje się wydarzenia dla różnych zespołów, dlaczego dobry konferansjer musi umieć czytać emocje grupy i czego uczestnicy eventów zazwyczaj nie zauważają, opowiadają Michał i Michalina z Amer Event.
Amer Event działa od 2003 roku. Jak przez ten czas zmieniła się firma?
Michał: Oficjalnie Amer Event powstał w 2003 roku, chociaż doświadczenie w organizacji wydarzeń zaczęliśmy zdobywać już wcześniej. Od początku zajmujemy się przygotowywaniem eventów, przede wszystkim dla klientów biznesowych. Działamy na terenie całego kraju i organizujemy zarówno wydarzenia dla mniejszych zespołów, jak i duże realizacje dla setek uczestników.
Kiedy zgłasza się do was dział HR, marketingu albo właściciel firmy, od czego zaczynacie rozmowę?
Michał: Zaczynamy od zadawania konkretnych pytań, ponieważ musimy dokładnie ustalić, czego klient oczekuje. Pytamy o liczbę uczestników, termin, lokalizację oraz zakres wydarzenia. Najważniejsze jest jednak określenie celu, który firma chce osiągnąć poprzez dane spotkanie. Bez tej wiedzy trudno zaproponować odpowiedni scenariusz.
Klienci zazwyczaj wiedzą, po co organizują event?
Michał: Powiedziałbym, że w około połowie przypadków klient jest dobrze zorientowany i ma już dosyć precyzyjnie określone oczekiwania. Często jednak firma przychodzi jedynie z ogólnym pomysłem albo z wybraną atrakcją. Wtedy to my podpowiadamy rozwiązania i pomagamy przełożyć początkową koncepcję na spójny program wydarzenia.
Jakie informacje o zespole są dla was najważniejsze przed przygotowaniem scenariusza?
Michał: Bardzo istotne jest to, czy uczestnicy znają się i pracują ze sobą na co dzień, czy może są partnerami firmy, którzy wcześniej mieli ze sobą ograniczony kontakt. Bierzemy również pod uwagę branżę, wiek uczestników, ich predyspozycje oraz oczekiwany poziom aktywności. Nie każda grupa chce uczestniczyć w intensywnych konkurencjach sportowych. Część zespołów zdecydowanie lepiej odnajduje się w spokojniejszej formule. Zwracamy również uwagę na strukturę grupy i na to, czy uczestnicy preferują aktywną rywalizację, czy raczej możliwość spokojnej rozmowy i wspólnego spędzenia czasu. Wszystkie te informacje mają wpływ na ostateczny kształt wydarzenia.
Michalina: Osoby, które zgłaszają się do nas z firmy, zazwyczaj dobrze znają swój zespół. Wiedzą, czy są w nim ludzie, którzy chętnie biorą udział w konkursach i cały czas potrzebują aktywności, czy raczej tacy, którzy wolą usiąść przy stoliku, porozmawiać i w ten sposób budować relacje. Są grupy, które od razu angażują się we wszystkie proponowane działania, ale są również takie, które trzeba stopniowo zachęcać. W ich przypadku lepiej sprawdzają się mniej zobowiązujące aktywności odbywające się w tle albo konkursy, w których uczestniczy tylko część osób.
Czy zdarza wam się odradzać klientowi efektowny pomysł?
Michał: Tak, ponieważ osoba zamawiająca event czasami kieruje się własnymi zainteresowaniami i zakłada, że pozostali uczestnicy również będą się dobrze bawić. Nie zawsze tak jest. Pamiętam sytuację, w której klient bardzo mocno nalegał na aktywności związane z pływaniem na deskach SUP. Sam był wielkim miłośnikiem tej formy rekreacji, ale nie brał do końca pod uwagę tego, czy pozostali uczestnicy poradzą sobie na wodzie i czy w ogóle będą się podczas takiej atrakcji komfortowo czuli. Naszym zadaniem jest w takiej sytuacji spojrzeć na wydarzenie z perspektywy całej grupy, a nie wyłącznie osoby, która je zamawia.
Po czym podczas wydarzenia poznajecie, że integracja naprawdę działa?
Michał: Widać to przede wszystkim po emocjach uczestników. Po ich zaangażowaniu, uśmiechu, reakcjach podczas poszczególnych aktywności, a później również po opiniach i wiadomościach, które otrzymujemy po zakończeniu wydarzenia. Tego nie da się do końca ukryć. Jeżeli grupa dobrze się bawi, jest to widoczne przez cały czas trwania imprezy.
Michalina: Dużą rolę odgrywa tutaj również konferansjer. Współpracujemy z osobami, które potrafią bardzo dobrze wyczuć emocje grupy i na bieżąco dostosowywać sposób prowadzenia wydarzenia. Konferansjer musi widzieć, czy uczestnicy chcą dalej intensywnie działać, czy potrzebują przerwy, odpoczynku albo spokojniejszego fragmentu programu. Jednocześnie nad przebiegiem wydarzenia czuwa event manager, który obserwuje sytuację z nieco innej perspektywy. Współpraca konferansjera i event managera jest kluczowa, ponieważ pozwala reagować na to, co dzieje się w danym momencie, zamiast sztywno trzymać się przygotowanego wcześniej planu.
Jak projektujecie wydarzenia dla grup, w których są zarówno osoby bardzo towarzyskie, jak i introwertycy albo ludzie, którzy nie lubią rywalizacji?
Michał: W przypadku większych grup dobrym rozwiązaniem jest przygotowanie kilku wariantów. Uczestnicy mogą wtedy zapisać się na różne atrakcje. Jedna część zespołu wybiera aktywność sportową, druga warsztaty, a jeszcze inna spokojniejszą formę integracji. Jeżeli podział grupy nie jest możliwy, dobieramy program w taki sposób, aby każdy przynajmniej przez część wydarzenia znalazł coś odpowiedniego dla siebie. Chodzi o to, żeby każdy uczestnik poczuł, że może włączyć się w zabawę na własnych zasadach i że jest w niej potrzebny.
Michalina: Nawet podczas konkursów nie wszyscy muszą aktywnie uczestniczyć w każdej konkurencji. Kiedy widzimy, że część osób chce odpocząć albo nie czuje się komfortowo w centrum uwagi, możemy zaprosić do zabawy mniejszą grupę. Pozostałe osoby mogą kibicować, obserwować albo po prostu spokojnie porozmawiać. Ważne, żeby nie tworzyć presji i nie komunikować, że każdy musi za wszelką cenę brać udział w każdej aktywności. Uczestnictwo może mieć różne formy.
Organizujecie pikniki, gale, konferencje, wyjazdy integracyjne i wieczory tematyczne. Który format jest najtrudniejszy?
Michał: Nie da się wskazać jednej kategorii wydarzeń, która zawsze jest najtrudniejsza. Wszystko zależy od skali oraz zakresu odpowiedzialności organizatora. Prosta konferencja może wymagać stosunkowo niewielu przygotowań, ale rozbudowany piknik dla setek osób będzie już ogromnym przedsięwzięciem. Trzeba wówczas zapewnić scenę, catering, zaplecze techniczne, atrakcje, odpowiednią infrastrukturę oraz zabezpieczenie całego terenu. Może być jednak odwrotnie. Piknik może mieć spokojny, kameralny charakter, natomiast konferencja może obejmować rejestrację uczestników, obsługę techniczną, tłumaczy, kabiny do tłumaczeń symultanicznych i wiele dodatkowych elementów. Każdy rodzaj wydarzenia może być zarówno stosunkowo prosty, jak i bardzo złożony. Wszystko zależy od liczby składowych.
Których elementów wydarzenia uczestnicy najczęściej nie zauważają, mimo że wymagają one najwięcej pracy?
Michalina: Zdecydowanie techniki.
Michał: Uczestnik widzi przede wszystkim gotowe wydarzenie, ale zazwyczaj nie dostrzega tego, ile pracy wymaga jego wcześniejsze przygotowanie i zabezpieczenie. Trzeba zadbać o odpowiednią ilość energii elektrycznej, przyłącza, nagłośnienie, zaplecze techniczne czy ochronę przed niekorzystnymi warunkami pogodowymi. W przypadku wydarzeń plenerowych dochodzą do tego namioty i dodatkowe zabezpieczenia na wypadek deszczu albo silnego wiatru. Goście często nawet nie wiedzą, że takie rozwiązania zostały wcześniej przygotowane. I właśnie o to chodzi. Dobrze wykonana praca organizacyjna powinna być dla uczestnika niemal niewidoczna.
Czy dobrze zaplanowany event może realnie wpłynąć na późniejszą współpracę między ludźmi?
Michalina: Oczywiście. Podczas wydarzeń ludzie pokazują się z innej strony — bardziej prywatnej, swobodnej i naturalnej. Mogą porozmawiać nie tylko o obowiązkach, ale również lepiej się poznać. Gry zespołowe czy mniej formalne aktywności często ujawniają cechy, których w codziennej pracy nie widać. Dzięki temu uczestnicy zaczynają inaczej na siebie patrzeć i bardziej doceniają osoby, z którymi wcześniej mieli kontakt wyłącznie służbowy. To realnie pomaga w budowaniu relacji.
Michał: W wielu firmach pracownicy na co dzień prawie się nie widzą. Kontaktują się telefonicznie albo wyłącznie w konkretnych sprawach zawodowych. Podczas integracji znika część formalnych ról i obowiązków. Pojawia się zabawa, wspólne doświadczenie i możliwość poznania drugiej osoby poza jej stanowiskiem. Ktoś, kto w pracy może być odbierany jako bardzo formalny albo zdystansowany, podczas eventu może pokazać zupełnie inną stronę. To później wpływa na sposób komunikacji i współpracy.
Michalina: Bardzo dużo osób komunikuje się dziś przede wszystkim przez narzędzia takie jak Teams. W krótkiej wiadomości tekstowej nie słychać tonu głosu i nie widać emocji. Coś, co na komunikatorze wydaje się oschłe albo niemiłe, w rzeczywistości może być po prostu naturalnym sposobem wypowiadania się konkretnej osoby. Kiedy ludzie poznają się na żywo, później zupełnie inaczej interpretują wzajemną komunikację. Wiedzą już, jak dana osoba mówi, żartuje i reaguje. Dzięki temu znacznie łatwiej jest im ze sobą pracować.
Jak chcielibyście, żeby za kilka lat firmy postrzegały Amer Event?
Michał: Chcemy być postrzegani nie tylko jako dostawca atrakcji, ale jako partner, który w każdym momencie może pomóc firmie w organizacji różnego rodzaju wydarzeń. Nie interesują nas wyłącznie ogromne zapytania i największe realizacje. Chcemy pomagać również w przypadku mniejszych potrzeb oraz pojedynczych usług. Zależy nam na tym, aby klient wiedział, że może się do nas zwrócić niezależnie od skali projektu. Chcemy być firmą, która podchodzi do współpracy partnersko, nie patrząc wyłącznie na natychmiastowy zarobek. Naszym celem jest budowanie długotrwałych relacji i kompleksowe wspieranie klientów od pierwszego pomysłu aż do zakończenia wydarzenia.
Dobry event powinien być zaprojektowany dla ludzi
Rozmowa z przedstawicielami Amer Event pokazuje, że organizacja wydarzenia nie sprowadza się do wyboru miejsca, cateringu i kilku efektownych atrakcji. Najważniejsza jest umiejętność zrozumienia grupy, rozpoznania jej potrzeb i stworzenia programu, w którym różni uczestnicy mogą odnaleźć własny sposób zaangażowania. Dobrze przygotowana integracja nie zmusza wszystkich do identycznej aktywności. Daje przestrzeń zarówno osobom, które chcą rywalizować i znajdować się w centrum wydarzeń, jak i tym, które wolą obserwować, rozmawiać albo spokojnie budować relacje. Dopiero wtedy event przestaje być obowiązkowym punktem firmowego kalendarza, a zaczyna realnie wpływać na atmosferę, komunikację i późniejszą współpracę w organizacji.
