Sezon wiosenno-letni to dla działów HR i menedżerów czas intensywnych przygotowań. Pikniki firmowe, dni rodzinne, eventy integracyjne pod chmurką, jubileusze. Budżety zatwierdzone, terminy wpisane w kalendarz. I wtedy zaczyna się prawdziwa praca: wybór miejsca, catering, atrakcje, nagłośnienie, namiot na wypadek deszczu, animatorzy dla dzieci pracowników, program, prowadzący, sprzęt, logistyka dojazdu. Lista rośnie szybciej niż czas na jej realizację.
Większość firm podchodzi do organizacji eventu plenerowego dokładnie tak samo, jak do organizacji spotkania wewnętrznego: od rezerwacji sali, tyle że na zewnątrz. To błąd, który ujawnia się najczęściej dopiero na kilka tygodni przed datą wydarzenia. Event plenerowy dla 50, 150 czy 400 osób to przedsięwzięcie logistyczne, które różni się od imprezy wewnętrznej niemal w każdym szczególe. Warunki atmosferyczne, brak stałej infrastruktury, koordynacja kilku dostawców jednocześnie, bezpieczeństwo uczestników, obsługa gości z dziećmi. Każdy z tych elementów wymaga osobnych decyzji, osobnych kontraktów i osobnej odpowiedzialności. Doświadczony project manager w firmie produkcyjnej lub usługowej nie jest z definicji doświadczonym organizatorem eventów. To dwie różne kompetencje.
Co tak naprawdę wchodzi w skład pikniku firmowego
Kiedy mówi się „piknik firmowy”, na ogół wyobraża się ciepły dzień, zieloną przestrzeń i kilkadziesiąt zadowolonych osób. Rzeczywistość organizacyjna wygląda inaczej. Typowe wydarzenie tego typu wymaga skoordynowania co najmniej kilkunastu obszarów: wyboru i przygotowania terenu, zapewnienia zaplecza technicznego (nagłośnienie, oświetlenie, agregat prądotwórczy), namiotów lub zadaszenia, cateringu z odpowiednim zapleczem, programu animacji i atrakcji dostosowanych do grupy wiekowej uczestników, obsługi prowadzącego, a w przypadku firm zapraszających rodziny pracowników, osobnych stref dla dzieci z animatorami. Do tego dochodzi kwestia bezpieczeństwa, ubezpieczenia, warunków pogodowych i planu awaryjnego na wypadek zmiany programu w ostatniej chwili. Każdy z tych elementów, rozpatrywany osobno, wydaje się do opanowania. Razem, w krótkim czasie przygotowań, tworzą złożony projekt, który łatwo wymknąć się spod kontroli.
Gdzie najczęściej pojawiają się kłopoty przy samodzielnej organizacji
Najczęstszym scenariuszem problemów jest nie tyle brak kompetencji, ile brak czasu i brak wiedzy o tym, czego się jeszcze nie wie. Osoby odpowiedzialne za event wewnętrznie działają na pełnych obrotach zawodowych, a organizacja imprezy to dodatkowe obciążenie, realizowane równolegle do codziennych obowiązków. Pierwsze objawy kłopotów to: kilka niezależnych dostawców, między którymi nikt nie koordynuje harmonogramu. Catering przyjeżdża, kiedy namiot jeszcze nie stoi. Atrakcje zamówione bez uwzględnienia grupy wiekowej uczestników. Nagłośnienie zapewnione przez jedną firmę, prowadzący z drugiej, bez wcześniejszej próby. Program eventu zestawiony z elementów, które logicznie do siebie nie pasują. I, klasycznie, deszcz bez planu B. Efektem nie jest katastrofa, ale coś równie kosztownego: wydarzenie, które „jakoś się odbyło”, nie pozostawiając żadnego trwałego wrażenia. Budżet wydany, czas poświęcony, a pracownicy pamiętają głównie chaos przy wejściu i zbyt długą przerwę bez atrakcji.
Co daje outsourcing organizacji eventu plenerowego
Decyzja o powierzeniu organizacji eventu zewnętrznej firmie to przede wszystkim decyzja o tym, kto ponosi odpowiedzialność operacyjną. Nie firma zlecająca, nie pracownik HR z piętnastoma innymi zadaniami, ale podmiot, który traktuje to jako podstawową działalność. Praktyczna różnica polega na tym, że doświadczony organizator widzi potencjalne problemy z wyprzedzeniem, zanim staną się kłopotem dla klienta. Wie, że konkretny teren wymaga generatora. Wie, jak skoordynować przyjazd kilku dostawców. Ma sprawdzonych podwykonawców w katalogu i nie uczy się na nich przy danym zleceniu. Ma doświadczenie w prowadzeniu wydarzeń tej skali i zna sekwencję decyzji, które należy podjąć na etapie planowania, a nie w dniu eventu.
Dla działu HR lub osoby odpowiedzialnej za event w firmie oznacza to jedno: uwolnienie czasu i odpowiedzialności. Zamiast koordynować kilkanaście wątków równolegle, wystarczy przekazać wymagania, zatwierdzić koncepcję i odebrać gotowy efekt.
Na co zwrócić uwagę przy wyborze organizatora
Rynek firm eventowych jest zróżnicowany. Warto szukać podmiotów z udokumentowanym doświadczeniem w organizacji eventów plenerowych o podobnej skali, dysponujących własnym zapleczem technicznym (a nie wyłącznie podzlecających każdy element), z portfolio realizacji i referencjami od klientów o porównywalnym profilu.
Istotna jest też kwestia kompleksowości: organizator, który odpowiada za całość od koncepcji po realizację, jest w stanie zapewnić spójność programu i komunikację między elementami. Przy modelu „każdy dostawca z osobna” ta spójność leży po stronie klienta. Firmy takie jak Amer Event z Bydgoszczy, działające na rynku od ponad 15 lat i realizujące eventy plenerowe zarówno dla kilkudziesięciu, jak i kilkuset osób, w różnych lokalizacjach i formatach, to przykład organizatorów, którzy łączą własne zaplecze techniczne z programami integracyjnymi, animacjami i obsługą prowadzącego. Kompleksowa obsługa oznacza w tym przypadku realne przejęcie odpowiedzialności za całość projektu.
Amer Event realizuje firmowe eventy plenerowe w Bydgoszczy i regionie kujawsko-pomorskim, a także w innych lokalizacjach w Polsce. Szczegóły oferty i kontakt: amer-event.pl.
Materiał PR Partnera
