Od 25 maja 2018 roku obowiązuje nas RODO, a więc unijne rozporządzenie o ochronie danych osobowych. Ma ono zapewniać nam lepszą kontrolę i bezpieczeństwo naszych danych. Jednocześnie RODO nakłada na przedsiębiorstwa obowiązek przestrzegania nowych standardów ochrony danych osobowych, który dotyczy zarówno danych przechowywanych online, jak i tych na papierze. By sprostać nowym wymaganiom w swojej firmie, warto zainwestować w specjalną szafę na dokumenty. Dlaczego powinieneś ją mieć i jak ją wybrać?
Kto potrzebuje szafy na dokumenty?
Odpowiedź na to pytanie brzmi: każda firma. Wbrew pozorom problemy bezpieczeństwa danych nie dotyczą jedynie instytucji finansowych – w każdym przedsiębiorstwie przetwarzane są niejawne dokumenty, które należy zabezpieczyć przed zniszczeniem, kradzieżą oraz przetwarzaniem w sposób niezgodny z prawem. Należą do nich m.in. akta osobowe i płacowe pracowników oraz różnego rodzaju dokumenty zawierające dane klientów. Choć przepisy nie wskazują konkretnych rozwiązań dotyczących sposobu ich przechowywania, w interesie przedsiębiorcy jest, by zadbać o najwyższy poziom ich bezpieczeństwa. Specjalna szafa na dokumenty z pewnością doskonale spełni to zadanie.
Jaką szafę wybrać?
Na rynku dostępne są różnego rodzaju szafy na dokumenty, które nie tylko chronią niejawne akta przed zniszczeniem czy dostaniem się w niepowołane ręce, ale także pomagają utrzymać porządek w dokumentacji. Warto więc wybrać taką szafę, która umożliwi łatwą segregację dokumentów i znalezienie tego, którego szukamy. Najistotniejsza jest jednak jakość szafy i sposób jej wykonania. Powinna być solidna, niezawodna i trwała, wykonana z wysokiej jakości materiałów.
Rodzaje szaf na dokumenty
Najczęściej wybierane szafy na dokumenty to szafy wykonane z metalu oraz szafy pancerne stanowiące najbardziej zaawansowany technologicznie sposób przechowywania dokumentów niejawnych. Producenci szaf na dokumenty zwykle nadają swoim produktom różne oznaczenia klas zabezpieczeń. Na ich podstawie możemy z łatwością wybrać odpowiednią, dostosowaną do potrzeb naszej firmy szafę. Możemy również zdecydować się na szafę bezklasową, która spełni podstawowe wymogi dotyczące przechowywania dokumentacji. W niej przechowywać możemy dokumenty niewymagające specjalnej ochrony. Szafy bezklasowe zwykle są otwarte lub zamykane są na klucz.
Na co uwagę?
Wybierając szafę na dokumenty niejawne, warto upewnić się, że wybrany przez nas model jest ognioodporny i w razie pożaru zabezpieczy ważne dla nas dokumenty przed spaleniem. Ognioodporność również wyrażana jest w klasach – im wyższa klasa, tym większa odporność szafy na działanie ognia.
Akta osobowe pracowników, projekty, faktury i deklaracje podatkowe to tylko niektóre dokumenty, którym – jako przedsiębiorcy – musimy zapewnić należyte bezpieczeństwo. Zlekceważenie tego obowiązku może nas słono kosztować! By uniknąć konsekwencji ewentualnych zaniedbań, warto więc już dziś rozważyć zakup solidnej, niezwodnej szafy na dokumenty.
